会社が社葬としてお別れの会を開くのは社長、役員の場合が多いと思われがちですが現役社員が亡くなる場合には、役職に限らず、一緒に働かれていた同僚、部下、上司含め大きな動揺をもたらします。直接的な関係を持っていた距離の近い方には特に大きく影響します。
会社としては、社員のメンタルケア、グリーフケアを目的に、少しでも関係のあった社員たちが、故人を偲ぶ時間、感謝を伝えられる時間、仲間と悲しみを分かち合えるお別れの会を企画することをお勧めします。
国税庁も役員に限らず、従業員が亡くなった場合においても「社会通念上相当であれば、会社が負担することは認められる」示していて社葬として損金処理を行うことは可能です。
この記事では社員を送る、会社の会議室をつかったアットホームなお別れの会の開催方法をご紹介していきます。
目次
形式を決める
会議室に小規模な祭壇を設け、いつでも献花できる空間づくりをする
お別れの会を企画する際、「どの程度の人数が集まるのか」「席順はどのように決めるべきか」「誰に挨拶を依頼するか」など、形式的な面で悩まれることは少なくありません。
特に、会社代表者を送る社葬では、着席形式で式典を執り行うケースが一般的です。
一方で、社員の方のお別れの会においては、参列者の多くが同じ職場の社員、同僚となります。
そのため、対外的な格式や形式を重視するよりも、故人を知る方がそれぞれの都合に合わせて訪れ、静かに手を合わせて献花できる「自由献花形式」が主流となっています。
＜会議室での自由献花方式のメリット＞
・着席形式ではないため、大規模な会場を必要としない（100㎡から150㎡が目安）
・社内の会議室や食堂など、身近な場所で実施できる
・出欠管理や席順の調整が不要
・必要に応じて、社外の方にもお越しいただける時間帯を設けることが可能
日程を決める
開催日時は1か月先を目安に設定する
会場を確保し、祭壇を設置し、故人の思い出のお写真などを展示することができれば献花会場の準備は基本的に整います。会の案内も社内が中心のため、郵送などではなく、メールなどで通知し、出欠管理をする際にもGoogleフォームなどで集計するのが一般的なため準備期間は１か月あれば問題なく準備できます。最短２週間程度で開催のケースもあります。
下記の点を考慮しながらまずは開催日を決定しましょう。
＜日程を決める前に考慮する点＞
・会社の代表や役員の日程の都合の良い日
・御遺族にも参列いただける日
・会社の大きなイベント、行事のない日
・準備や片付けなども余裕をもって終日会議室を確保できる日
・気にしない方も多いですが、「友引」を避ける場合はあります
案内状を作成する
案内状をメールで展開し、また写真や思い出のエピソードを募る
開催日が決まり次第、案内状の文案を作成し、社内メールや社内SNSなどを通じて告知をしていきます。飲食を用意する場合には人数を集計した方が良いですが献花だけであればお花を多めに用意し、状況に応じてリサイクルもすればよいので出欠確認をしない形での案内文で問題ありません。
そのほか、故人との思い出のお写真や思い出のエピソードを案内状で募りメールやDropboxなどのサービスをつかって集めることをするのもお勧めです。
当日のお別れの会の会場の展示やスライドショーに生かすことができ、心のこもった会の演出に繋げることができます。ご遺族に差し上げることもできます。
工夫した案内状をつかって、参加型のお別れの会にしていきましょう。
社内お別れの会の案内文面はサンプルはこちらよりご確認いただけます
プロに細かな手配は任せる
社内のお別れの会にも寄り添える「エンディングマスター」に相談をしましょう
案内状の文案作成、祭壇や献花の準備、遺影の準備、思い出のスライドショーの作成、展示ボードの作成など、細かな準備をすべて実行委員会だけで完結するのも大変な面もあります。
献花の作法をはじめ、服装のマナーなど、問い合わせがあった際に気軽に相談できる会社にサポートを得た方が安心して当日を迎えることができます。
株式会社オハナサポートの運営する「エンディングマスター」では今まで多数の社内お別れの会のお手伝いをしております。概算の費用も下記にて紹介しております。お気軽に無料の事前相談をしていただければ幸いです。
