お別れの会を欠席する時のマナーは？返信の仕方や失礼のない断り方を解説

お別れの会の案内に対して欠席の返信をするときは

お別れの会が開催される時は、基本的に案内状が届きます。葬儀などとは違い、事前に出席する人を確認し準備する必要があるため、お別れの会の案内状が届いたら、出席するかどうかの意思表示をしなければなりません。お別れの会の案内状が、電子メールで送られてくるケースも多いです。その場合は、返信もメールで行えば問題ありません。出席や欠席に○をつける欄もないため、欠席する意思が伝わるように文章を書いて返信すれば大丈夫です。最低限の敬語を使用し、それほど長くないシンプルな文面で返信するようにしましょう。

例えば、「この度はお別れの会のご連絡有難うございます。大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情によって欠礼をさせていただきたく存じます。」のような文面になります。「仕事の都合」や「体調不良」など、欠席する理由を述べてもよいですが、あまり具体的に書く必要はありません。体調不良の場合、病名まで具体的に記載すると先方に心配をかけてしまいます。相手に気を遣わせないようにするのも、断り方のマナーの1つです。

欠席の返信する際のマナー

お別れの会の案内状がはがきで送られてきた場合には、いくつか書き方にマナーがあります。メールとは違い、はがきには「御出席」「御欠席」という欄があり、どちらかに○をつけるようになっています。欠席する場合には「御欠席」の欄に○をつけるのですが、「御」の部分は二重線で消しておくのがマナーです。案内状を出した側は尊敬の意味を込めて「御」をつけていますが、欠席するのは自分自身なので「御」は消して返信しないと、自分自身を敬っていることになってしまいます。「御出席」の欄に関しては、すべてに二重線を引いて消しておきましょう。

返信はがきの裏面に「御住所」と記載がある場合には、そちらも「御」の部分を消しておきましょう。表面にお別れの会を主催する人の氏名が記載されており、氏名の最後に「行」と書かれている場合には、「行」を二重線で消して「様」という文字を記載しておく必要があります。案内状のはがきには出席と欠席の欄があるため、どちらか選択して送り返せばよいと考えている人もいますが、基本的には一文を書き添えて返信するのがマナーです。

「この度はご連絡をいただき誠にありがとうございました。ぜひ参列させていただきたいと思っていたのですが、当日はどうしても外せない所用があり、出席することができません。誠に申し訳ございませんが、当日は欠礼させていただきたく存じます。」など、お詫びの言葉を返信はがきに添えておきましょう。はがきにスペースがない場合は、簡単なお詫びのメッセージでも問題ありません。もし香典を郵送する場合には、そのことをはがきで伝えるのもよいでしょう。

お詫びのメッセージと合わせて、「心ばかりではありますが、ご香料を送らせていただきました。」などと添えておけば、別途香典を郵送することが相手に伝わります。ただし、葬儀などとは違い、お別れの会は主催者が香典を辞退するケースも多いです。案内状や事前の通知などで、香典辞退の案内があった場合には、香典を送ってしまうとマナー違反になるので注意してください。

筆記用具や墨の色も留意しましょう

お別れの会の案内状に返信する時のマナーですが、文字を書く時の筆記用具はボールペンでも問題ありません。お別れの会は通夜や告別式ほど格式の高いものではなく、気軽に参加できる会として主催されるケースが多いので、はがきを書く時の筆記用具にまで厳格な決まりはありません。筆ペンよりもボールペンのほうが書きやすい人は、ボールペンを使いましょう。ただし、ボールペンだからといって、なぐり書きのような文字を書くのは当然マナー違反です。特に欠席する場合には、主催者や遺族に「申し訳ない」という気持ちがしっかり伝わるように、丁寧に心を込めて書くようにしましょう。

筆や筆ペンを使う場合、薄墨を使うマナーもありますが、お別れの会の案内状の返信であれば普通の筆ペンを使用して問題ありません。薄墨には、「涙で墨が薄まってしまった」「取り急ぎ書いたため墨がよくすれなかった」といった意味が込められています。そのため、急に誰かが亡くなり通夜や告別式が行われる時には、薄墨が使われるようになったのです。しかし、お別れの会は事前に日程が決められているため、薄墨を使う意味はそれほどありません。

お別れの会の案内状が届いたら、なるべく早く返事を送るのもマナーの1つです。主催者は出席する人の数によって、準備するべきことも変わってきます。返信がギリギリになると、相手に負担をかけることになるため、なるべく早く出席するかどうかの意向を伝えるようにしてください。