お別れの会に参加する際に知っておきたい受付のマナーとは？

お別れの会における受付・記帳の方法や注意点を知る

お別れの会に参加する場合には、受付に関するマナーを心得ておかないと思わぬ失敗をしてしまうおそれがあります。頭に入れておきたいポイントはいくつかありますが、まず第一に重要なのが集合時間をきちんと守るということです。当たり前だと思われるかもしれませんが、お別れの会の集合時間は必ずしも明確に示されているというわけではないので、油断していると落とし穴にはまってしまいかねません。

この点、もし案内状に明確に集合時間が示されているのであれば、それに従っておけば大丈夫です。案内状の集合時間と訃報広告などの公に出されている告知に書かれた集合時間が異なっているような場合であっても、基本的には前者に沿って対応しておけば問題ありません。というのも、案内状の対象者には専用席を設けたりする関係上、一般の参加者よりも早い集合時間を設定したりすることがよくあるからです。案内状をもらっておらず、訃報広告などを見て参加する場合は、そこに記されている集合時間を守るようにしましょう。なお、やむを得ず遅れてしまう場合には、あらかじめその旨を会の主催者に連絡しておくのがマナーです。また、事情があってどうしても参加できないという場合には、黙って欠席するのではなく、供花や弔電などで哀悼の意を示すようにした方がよいでしょう。

記帳に関しての注意点

当日の受付の際に注意すべきなのは、決められた受付窓口で手続きをすべきであるという点です。窓口が一つであればさほど気にする必要はありませんが、多くの場合は「親族」、「会社関係」、「友人・知人」などといったように区分されていますので、自分が該当するところで受付をするようにしなければなりません。もしどこに行けばよいか分からなければ、案内係がいるはずですので遠慮せずにその場で直接聞いてしまったほうがよいでしょう。

受付の際には名刺や宛名が記載されている案内状の封筒などの提示を求められるケースが一般的です。持って行くのを忘れてその場で慌ててしまうことのないようにするために、当日の持参物は必ず事前にチェックしておく必要があります。特に案内状については、受付で提示を求められなくても、それを見せればスムーズに席に案内してもらえたりすることもあるので、当日持ってくるようにとの指示がない場合でもなるべく持参したほうがよいでしょう。なお、本人の代わりに代理人が出席する場合には、代理人の名刺だけでなく本人の名刺も受付時に提出するのが基本です。その際、代理人の名刺には代理であることが分かるように右上に「代」と記載し、本人の名刺には哀悼の気持ちを示すために同じく右上に「弔」と記載するようにしましょう。

記帳する時もいきなり代理人の名前を書くのではなく、まずはじめに本人の名前を書いてから、その横に代理人の名前を書いてその下に小さく「代」という文字を記載するようにしてください。代理人の名前だけだと、本人が案内を無視して来なかったと思われてしまう可能性があるため、くれぐれも本人の名前を書き忘れないようにしなければなりません。また、会社などの団体を代表して出席する場合にも、そのことが分かるように最初に団体名を書いた上で、自分の名前を記載するようにしてください。加えて、記帳欄が狭いからといって枠をはみ出して書いてしまうのは良くありません。多少文字が小さくなってもなるべく枠内に収めるように記帳しましょう。

香典はいつ渡すのか？渡すべきなのか？

次に、香典についてですが、案内状に「香典辞退」などと書かれている場合には、当然ながら持って行かないようにするのがマナーです。そうでない場合には、香典を持参しても特に問題はありませんが、その際の表書きは葬儀に持参する場合と同様に、お別れの会の様式に応じて書き分けなければなりません。すなわち、仏式であれば「御香典」や「御霊前」、神式であれば「御玉串料」や「御榊料」、無宗教式であれば「御供」などと記載するのがセオリーです。また、表書きか中袋には自分の名前や住所を正しく記載しておく必要があります。

お別れの会の受付は多くの参加者が殺到して思った以上に混乱するため、名前などが正しく書かれていないと、後になって遺族が誰から香典を受け取ったかが分からなくなってしまうからです。なお、香典の渡し方ですが、特に指定がなければ、受付係の遺族の方に渡すようにしましょう。その際は、黙って手渡すのではなく、故人に対する哀悼の気持ちや遺族に向けた労いの気持ちを言葉として伝えるようにするとより丁寧です。