これで安心！お別れの会の受付係を頼まれた場合に知っておきたいポイント

お別れの会の受付を頼まれたときは？

お別れの会は、通夜や告別式とは別の日に行われるセレモニーです。故人を偲ぶという目的は同じですが、宗教色は省かれ、自由な形式で行われます。そのため、生前付き合いのあった人やお世話になった人など、多くの人に参加してもらいたいという意味合いもあります。時代の流れと共に、葬儀は、家族や親族など限られた人たちだけで行う、プライベートなスタイルが増えてきました。それに伴い、友人や知人、お世話になった人などに向けて開かれるお別れ会が、増えてきたのです。

自由度の高いお別れの会ですが、大きくはセレモニー形式とパーティ形式とに分かれます。セレモニー形式は、告別式に近いスタイルで、会場の正面には生花祭壇が設置されています。進行も告別式に近い形で進められるため、よりかしこまったスタイルだと言えます。一方、パーティ形式はセレモニー形式に比べるとややカジュアルな印象になります。ブッフェスタイルなどで飲食を楽しみながら故人を偲び、音楽や映像などによる演出がされることも多いです。

受付の流れと役割について

もしお別れの会で受付係を依頼されたら、主催者側に、当日の流れについて事前に確認しておくようにしましょう。受付係の主な仕事は、芳名帳に記帳してもらうことだけではありません。香典を預かったり、お礼を渡したりすることもあるでしょう。会葬者がスムーズに席につけるよう、会場案内係へつなげる役割も担っています。何より、ご遺族の代理であるとの認識を忘れないようにしましょう。

お別れの会当日は、一般的に、受付が始まる1時間～1時間半前に集合することが多いです。お別れの会には、受付係や会場案内係など、様々な担当者がいます。事前に集合したそのタイミングで顔合わせを行い、それぞれの役割や動きなどを確認していくのです。受付係は、会場案内係など、他の係と連携して動くことも多いため、しっかり内容を把握しておきましょう。式の流れはもちろん、会場全体の配置や動線などについても知っておく必要があります。

実際に受付が始まったら、「お忙しい中お越しいただき、ありがとうございます」と会葬者に挨拶します。会葬者から香典を渡された場合は、「お預かりします」と言って受け取りましょう。会葬者の人数が多くなればなるほど、香典の数も多くなってしまいます。一か所にまとめられるよう、お盆やトレー、紙袋などを用意しておきましょう。事前にあるかどうか確認しておき、もし会場にない場合は持っていくと良いです。香典を辞退するかどうかは、案内状に記載されていることがほとんどです。しかし、中には案内状に香典辞退と書かれているにも関わらず、持参する人もいます。そのような時に、香典を受け取ってもよいのかどうか、事前に確認しておきましょう。それによって対応の仕方も変わってきます。また、香典や参列へのお礼が準備されているケースもあります。お礼がある場合は、香典を持ってきた人だけに渡すのか、それとも会葬者全員に渡すのか、という点まで確かめておきましょう。さらに、お別れ会の場合は、会費制となっているケースも少なくありません。その場合、受付では会葬者と会費のやり取りが発生します。出席者の名簿があると、出欠や香典、会費の有無などを確認することができて便利です。受付係になった場合は、主催者からチェック用の名簿を受け取っておきましょう。ボールペンなどの書く道具も必要なため、忘れずに用意します。

香典の受け渡しが済んだら、「恐れ入りますが、こちらにお名前とご住所をお願いいたします」と伝えて、芳名帳に記帳してもらいます。その際には、芳名帳用の筆記具も必要です。黒の筆ペンやサインペンなど、複数のペンを用意しておきましょう。記帳が済んだら、「ありがとうございます」と言い、「お席はあちらです」などのように伝えながら会場案内係へ引き継いでいきます。そして、受付終了後は、香典や会費を受け取っている場合はまとめて会計係に渡します。お金のやり取りになるため、あらかじめ誰に渡すのか決めておくと安心でしょう。泥棒などの被害にあわないよう、できるだけ速やかに渡すようにします。

お別れの会の受付としてふさわしい服装は？

お別れの会は、斎場やセレモニーホール、ホテルやレストランなど様々な場所で行われます。「平服でお越しください」と案内されている場合は、喪服や礼服は避けた方が無難でしょう。特に会場がホテルなどになっている場合は、他の利用客もいるため注意が必要です。地味な色合いのスーツもしくはワンピースが望ましいでしょう。女性の場合は、派手なアクセサリーやメイクも避けるようにします。