お別れの会における訃報記事・プレスリリースの出し方
ここでは、会社代表者や芸能人、スポーツ選手など社会的影響力が大きな方が逝去した際の訃報対応に関して解説しています。
これらの方々は家族や自治体、所属団体といったプライベートとしての訃報以外に、オフィシャルに、社会一般に逝去された旨を告知するため、新聞あるいはWEBサイトやTVなどのメディアを通じて訃報を発表します。
この記事では、その訃報の告知方法とポイントの一般的なガイドラインを紹介します。
目次
訃報の種類
オフィシャルな訃報には掲載方法にいくつか種類があり、大きくわけると下記のようになります。
訃報記事（死亡記事）
訃報記事は、死亡記事とも呼ばれ、死亡の知らせを受けた新聞社が記事として訃報の内容を掲載します。
訃報記事として扱われるかどうかは新聞社の判断となりますが、大学の理事長・創設者・名誉教授・NPOや協会、団体などの代表・政治家、その他・社会的な影響力のある方は、訃報記事になる場合が多いです。
また、地域の名士は地方紙で扱う場合もあります。
記事として掲載するので、遺族や会社がお金を支払うことはありません。
黒枠広告（お悔み・死亡広告）
黒枠広告は、お悔やみ広告、死亡広告とも呼ばれ、
遺族や会社・団体が、新聞社に依頼し、新聞の広告枠に訃報の内容を掲載します。
依頼をすれば原則、誰でも掲載することは可能ですが、有料です。広告枠の大きさによって金額は異なります。紙面の制限があるため、必要情報のみをシンプルに掲載することが多いです。
訃報のプレスリリース
会社や所属団体から関係各所にFAXやメールなどを通じて書面として送付します。基本的には、すべて自社内で作ります。内容は、黒枠広告と同様のものとなりますが、字数制限はないため、必須情報のほか、経歴や遺族のコメントなどを追加することもできます。
訃報WEBサイト
プレスリリースの内容をホームページ上に掲載し、公開する方法です。企業・団体の公式ホームページのお知らせ欄等で発表します。
内容はプレスリリースと同様のものとなりますが、プレスリリースは主に文章のみですが、ＷＥＢサイトでは、故人の画像や関連サイトのリンクなどを入れることも可能です。
掲載方法とポイント
①遺族の許可が必須
訃報を出す際に最も気を付けなければならないことは、情報が事前に報道機関やSNSなどで拡散されないように秘密を厳守することです。
故人の遺族の意向が最も大切であり、出すタイミングや内容に関して、遺族の許可は必須です。
密葬をする前に死亡情報が拡散され、遺族が静かにお別れをすることもできず、対応に追われてしまうというトラブル例も多く見られます。
訃報を出すタイミングだけでなく、死亡に関する情報に関して厳重に取り扱う必要があります。
②タイミングは逝去後から1週間前後が適切
告知のタイミングですが、死亡直後に報告しなければならない、ということはありません。遺族が静かに密葬ができるように葬儀・火葬後に告知することがよいでしょう。
その後のお別れの会の案内の時期などを考慮すると、逝去後1週間前後での告知が適切です。
尚、遺族が会社の担当を兼ねる場合や、葬儀を会社主催で行う「合同葬」を行う場合は死亡直後に黒枠広告やプレスリリースを掲載することもあります。
③お別れの会を実施する場合は、「後日、お別れの会を行う予定」を明記する
訃報はまず最初に多人の目に触れることになり、注目度が特に高いと言えます。
お別れの会を幅広く告知して、多くの方に参加して欲しい、という意向があれば、この一言を必ずいれるようにしましょう。
関係者のみでお別れの会を行う場合や、やらない可能性もある場合は、入れる必要はありません。
④よくある問い合わせを念頭に、必要事項をまとめる
お別れの会を開催する場合、当日まで様々な方からの問い合わせがあり、問い合わせ対応の業務が増えることが予想されます。
同じような問い合わせがくることが多いので、訃報にあらかじめよくある質問に対しての回答になるように内容をまとめることで、問い合わせ対応の負担を軽減することができます。
訃報に必要な情報（よくある問合せ事項）
以下の内容は報道機関から問合せが多い内容であるため、可能であればすべて記載しましょう。
生年月日
氏名（必ずフリガナをつける）
出身地
死亡日時、享年
死因
下記のサンプルのように番号を振って箇条書きにする、というスタイルもあります。漏れがなく、よりわかりやすい文面となります。
⑤報道記事に使いやすいような内容に整理する
著名人が亡くなった場合、報道機関からの取材が殺到してしまうこともあります。正しい情報が記事となり、社会に広がるようにあらかじめ、主催者側で報道記事の素材を用意しておきましょう。
報道機関からの取材対応の負担が減るだけでなく、素材があることによって、報道機関が記事化する可能性が高くなります。
素材例①：故人の写真
WEBサイトの訃報プレスリリースに故人の写真を掲載することで、報道各社がその画像を使って報道することになります。公式の画像として扱われるため、できるだけよい写真を選びましょう。
素材の例②：経歴
報道する際に参考になるように経歴を用意します。この経歴は後にお別れの会をする場合、略歴紹介として使われるので、作っておくとよいでしょう。
素材の例③：家族等からのコメント
喪主や遺族のコメントや、著名な方からのコメントを頂けるようであれば、プレスリリースに追加しましょう。コメントがあることで、より報道機関とのやりとりがスムーズになります。
⑤問い合わせ先は内容にあわせて複数用意する
問合せが多く来ることが予想される場合、電話の取次ぎなどの業務が増えないように、内容ごとに窓口を用意しましょう。
例としては、
一般的な問合せ：総務担当
報道機関からの問合せ：広報担当
の２つにわけることが多いです。
訃報プレスリリースのサンプル
以上の内容をすべて盛り込んだサンプルです。ワード形式で作っているので、編集して活用することができます。
まとめ
以上が訃報記事と黒枠広告に関する解説となりますが、対象者の立場や主催者側の意向によって適切な訃報の出し方は変わってきます。
実際に訃報作成の業務を担当ことになった際には、お別れの会のプロフェッショナルに相談し、ベストな方法を見つけましょう。
日比谷花壇のお別れの会では、お別れの会や社葬のお手伝いを20年以上行っているベテランのプロデューサーがトータルでサポートしています。
気になった方は是非、問い合わせてみてください。
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