社長交代や新体制をお知らせする訃報・挨拶状文例

お別れの会というイベントは会社の代表の逝去に伴い、取引先などに次期経営体制をお伝えし、故人亡き後も継続的な関係をお願いする場でもあります。

お別れの会の企画や準備には1－2か月かかることが多いことから、先行して訃報と新体制をお知らせする挨拶状をご準備されることがよくあります。この記事ではこの挨拶状のサンプル文をご紹介させていただきます。

社長逝去に伴う新代表就任のご挨拶

一般的な喪中はがきとは異なりますので、2つ折りのカードに印字し、封書にしてお出しすることをお勧めします。会社としてフォーマルな文面と、少し柔らかな表現にした2種類の文案を紹介いたします。

フォーマルな文案

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謹啓　時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
去る〇月〇日弊社代表取締役社長 ○○が永眠いたしました
葬儀は故人の遺志により近親者で執り行われました
ここに改めて生前のご厚誼に深謝し心から御礼申し上げます
誠に勝手ではございますが御香典御供物等の儀はご辞退を申し上げます

後日故人を偲び「お別れの会」を執り行う予定でございます
日程や場所等の詳細が決まり次第改めてご案内申し上げますので
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます

さて私儀
このたび故 ○○の後任として代表取締役社長に就任いたしましたので謹んでお知らせ申し上げます
甚だ未熟ではございますが故人の遺志を継ぎ社業の発展に専心努力いたす所存でございます
何卒前任者同様の格別のご指導ご支援を賜りますよう切にお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白

令和〇年〇月
〇〇株式会社
代表取締役社長〇〇 ○○

柔らかい文体の文案

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皆様いかがお過ごしでいらっしゃいますでしょうか
突然のことではございますが弊社代表取締役会長 ○○は
令和〇年〇月〇日〇歳にて生涯を閉じました
故人の遺志により近親者のみにて見送りました

ご通知が遅れましたことをこころよりお詫び申し上げますと共に
生前お世話になった皆様へ深く感謝を申し上げます
誠に勝手ではございますが御香典御供物等の儀はご辞退を申し上げます

令和〇年〇月
〇〇株式会社
代表取締役社長〇〇 ○○

社長交代や新体制をお知らせする訃報・挨拶状に関する注意点

挨拶状の中で気を付けるべきポイント

挨拶状をお作りするうえでのポイントは2点です。

①お香典や供物等を辞退する場合にはその旨を記載する
②お別れの会を開催する方針が定まっていれば記載する

文章は少し長くなりますが、上記の方針、取り決めを記載しておくことで通知された方からの問い合わせを減らし、個別の弔問も減らすことができます。
お知らせを受けた方にとってもその後の対応を決められるので安心です。

挨拶状を出すタイミング

ご逝去され、家族葬を終えてから1－2週間程度でお知らせすることが一般的です。
家族葬などが行われてから、すぐに発送できるようにします。
家族葬が行われる前にお知らせをしてしまうと、予想外の葬儀の弔問を増やすことになってしまうので気を付けて進めます。

お別れの会の案内とタイミングが重なる場合

事前にお別れの会の開催に関してご準備ができている場合には「訃報並びに新体制のお知らせの挨拶状」は逝去から1－2週間程度に発送、「お別れの会の案内状」は逝去から企画を立てて1か月～1か月半後に発送というのが多いですが、お別れの会の準備ができており、1－2週間でお別れの会の案内状がだせる状況の場合もあります。その場合、2通を同時期にお手紙を出すというのも間違いではありませんが、受け取る側も大変なので、1つの封書にまとめて出すことをお勧めします。

重要取引先にはお手紙を持参する

1つのご挨拶の文章を作り上げることで、香典などの取り扱い、お別れの会の開催有無などの方針が明確になり、伝達がスムーズになります。ただ、内容としては経営体制の変更という重要な内容になりますので、重要な取引先に対しては手紙を持参して、郵送で送るより先よりも前にご挨拶に伺いのが最も丁寧であるといえます。相手先のお名前だけ記載した封筒にお入れして、トップ自らご挨拶に伺うようにしましょう。