会社の代表者が亡くなった際に行うべきこと

―遺族と相談し、お別れの会の準備を始めましょう―

会社の代表者（創業者や会長、代表取締役）が逝去した、もしくは心配な方がいる場合、会社として、お別れの会を行うかどうかの判断を予めしておく必要があります。
この解説では、会社の代表者が逝去した際に、行わなければならないことに関して、お別れの会（社葬）の開催準備にフォーカスを当てて解説をしていきます。

逝去から葬儀の期間（数日間）にやるべきこと

遺族にお別れの会開催に関しての承諾を得る

お別れの会の開催に関しては、次期代表取締役と役員会が意思決定を行い、総務部が実行役となる場合が多いです。
会社として訃報を発信する場合、後日、あらためてお別れの会を開く旨を訃報に記載するため、
早い段階で、遺族に承諾してもらうことが必要です。

そのため外部への発信はお別れの会の概要が定まってから発信し、
社内に関しても一般の社員は密葬には参列せず、後日のお別れの会にて追悼する方針を共有します。

葬儀には役員・総務部担当者が参加し、遺族との信頼関係を構築する

お別れの会を後日開催する場合、葬儀のスタイルは、家族葬（密葬）となることが多いです。
家族・親族中心の葬儀となりますが、会社の役員のみ参列させていただく了承をえて参列します。
総務部は受付など葬儀において遺族が必要とするお手伝いを行い、遺族と密な連格を取り合える関係性を構築しましょう。

注意点

秘密を厳守する

近親者で執り行う家族葬において、訃報に関して外部に漏れ伝わると、多くの関係者が葬儀におしかけるなど、トラブルにつながります。訃報情報の取り扱いは細心の注意を払い、必要最低限の関係者のみが共有するように心掛けましょう。

遺族の意見を尊重する

お別れの会は、会社が意思決定を行い、主催するものですが、遺族の意見を尊重し、お別れの会でどうしても外せない条件（主に開催してほしい場所）が意向としてあれば確認しましょう。

社員へ訃報連絡は後で構わない

社内でも秘密厳守を原則として、業務上関係してくる社員のみに、逝去の通知をします。
会社としての追悼の場はお別れの会として開くことを遺族と話し合いのもとに決めたこと。
葬儀には会社を代表して役員と総務部のみ参列することを伝えます。
また、詳細は後日、外部に発信するため、外部への情報発信は控えることを通知します。
一般の社員への公示に関しては、外部への発信と同じタイミングで構いません。

葬儀後から2週間程度で行うこと

社内の主要メンバーで、大まかなお別れの会の方針を決める

葬儀が終わった後、社内でお別れの会に関する方針を決めていきます。まずは、葬儀実行委員となる主要なメンバーを集め、開催概要についての相談を行います。尚、この時点では、まだ具体的な日時や場所は決まってなくても構いません。

大まかな人数を想定するためにリスト作りを行う

お別れの会の方針を決めるためには、何人くらいの規模のお別れの会になるのか、ある程度想定しておく必要があります。周年行事など、過去に会社が取引先などを招待したイベントを開催していた場合、その際に作成した参加者リストなどで呼ぶべき範囲や規模の想定が可能です。
参列者のリスト作りはこの後に案内状を送る際にも必要になりますので、できれば早いうちに着手しておくことが理想です。

お別れの会プロデュース会社に連絡をし、提案内容を聞く

おおよその社内のコンセンサスが取れたら、お別れの会のプロデュース会社に連絡をして、具体的な準備に入っていきましょう。希望の日時や規模、場所などを伝えると、担当のプロデューサーが希望内容に沿って、式場候補の提案や、希望日程での会場の仮予約、見積概算などのプラン案を提出します。

尚、お別れの会のプロデュース会社は複数社あり、各会社による相見積もりやコンペなどを行い、決定することも可能です。提案内容に納得がいけば、お別れの会の案内状の送付など、お別れの会に向けての具体的な準備は、お別れの会プロデューサーがサポートしながら行っていくことになります。

まとめ

会社代表者のお別れの会の準備の初動と段階においては、遺族と信頼関係を築ぎながら準備をしていくことが最も大切です。信頼関係の構築をするためには、秘密厳守の原則を守りながら、遺族にしっかり寄り添いながら進めていくことを心がけましょう。お別れの会に関する具体的な準備は、お別れの会プロデューサーが案内していきますので、慌てずに社内の合意をとっていけば問題ありません。
また、どの段階であっても、お別れの会プロデューサーに相談しても構いませんので、不安な点などあればいつでもご相談ください。