会社の社員が亡くなった際に、会社主催でお別れの会を開催する方法

会社が社葬としてお別れの会を開くのは社長、役員の場合が多いと思われがちですが現役社員が亡くなる場合には、役職に限らず、一緒に働かれていた同僚、部下、上司含め大きな動揺をもたらします。直接的な関係を持っていた距離の近い方には特に大きく影響します。

会社としては、社員のメンタルケア、グリーフケアを目的に、少しでも関係のあった社員たちが、故人を偲ぶ時間、感謝を伝えられる時間、仲間と悲しみを分かち合えるお別れの会を企画することをお勧めします。

国税庁も役員に限らず、従業員が亡くなった場合においても「社会通念上相当であれば、会社が負担することは認められる」示していて社葬として損金処理を行うことは可能です。

総務部とともに、会の企画を行う発起人の人選を行う

お別れの会の開催にあたっては社内行事を担当する総務部、もしくはその役割を担っている方が中心となって準備を行います。
会場の調整や予算の管理など、実務面の責任者となりますが、具体的なお別れの会の会の内容に関しては、故人の同僚や直属の上司・部下など、関係の近い方が発起人となり、企画していくほうが故人の人柄が偲ばれる温かな会になります。

総務部の役割：会場の調整、予算管理などの責任者
発起人代表の役割：お別れの会の企画・運営

お別れの会には、社内だけでなく、故人に関わりのあった社外の方やご遺族を呼ぶこともありますので、発起人代表の方は、故人の人間関係に詳しく、誰を呼ぶか、スピーチを頼むかなども判断ができる方、また故人の遺族とも連携が取れる方が適しています。

また、発起人代表と連携を取りながら企画をサポートしていく実行委員も3－4名選んでおきましょう。
発起人代表と距離が近く連携がとりやすい方が実行委員として適しています。

実行委員の役割：当日のイベントの進行・写真や映像などを集め展示の準備をする・当日の記録写真の撮影など

総務部が主導して企画実行をすべておこなうのではなく、故人との関係の深い社員に実行委員を主体的に担ってもらうことは会の内容がより温かいものになることもありますが、準備を通じて、故人への気持ち、思い出の整理につながり実行委員の心のケアにも通じる時間にもなります。

お別れの会の形式と招待する範囲を決める

社員のお別れの会の場合、故人と関係の深かった方、一緒に仕事をしてきた方がメインの参列者となります。
どういったお別れの会の形式で、どの範囲までお声がけするのかを考えていく必要があります。

式典を行う形式か献花のみの形式か

お別れの会は、司会による式進行と、弔辞や参列者へ向けた発起人からの挨拶などセレモニーを行う「式典形式」か、参列者に自由な時間に会場に来てもらい、献花をしていただく「自由献花形式」のスタイルがあります。また、両方を行う「2部制」もあります。

亡くなった社員の方の立場や影響力、または通常業務への影響などを考慮しながら、どの形式にするのかまず検討します。

式典を行う場合は、招待するメンバーを絞る

式典形式の場合では、全社員を集めることはなく、故人と関係の深い、会社を代表したメンバーに絞ります。

・社長、役員など会社の経営陣
・同じ部署のメンバー、業務上関係が深かった社員
・弔辞者（特に繋がりの深かった方）
・遺族（伴侶やお子様まで）

大まかな参加範囲を把握することで、お別れの会の開催場所をどこにするかの想定が可能になります。

自由献花形式の場合は、広い範囲で招待する

自由献花形式では、上記のような業務上関係の深い社員だけでなく、同期の社員など個人的に繋がりのあった方や、社外の取引先や外部パートナーの方など、広い範囲で招待をします。
特に参列に制限などは設けず、どなたでも献花ができるようにする方針が基本です。

会場は会社の会議室か、オフィスから近い貸し会議室が最適

参列者は外部の方がいたとしても、多くは社内の方が中心になると思われます。
そのため社内の会議室をつかっておこなうか、オフィスから近い場所を選ぶことで勤務中や勤務の前後に参列しやすい会場を選びます。

式典を行う場合、大まかな参加範囲をもとに、必要な座席数や広さを把握していきます。
自由献花形式であれば、人数が増えても、調整が可能ですので、会場の広さはそれほど気にする必要はありません。
100-150㎡の会議室が自社にあれば利用を検討し、なければ貸し会議室やその他会場などの候補を探します。
尚、会場候補は、お別れの会プロデュース会社から情報を取り寄せます。

準備期間と適切な開催日について

亡くなった方が一般社員の方であればお別れの会は来賓の方の招待などはなく、社員など繋がりの強い関係者が中心となるため、準備期間は会社代表の社葬等と比較すると短い期間で問題ありません。準備期間を合わせるとお別れの会開催の準備期間は1か月くらいあればよいでしょう。また、会社の勤務体系にもよりますが、業務時間内で献花ができるように平日の昼間を開催時間にすることが多いです。業務を優先する場合は、業務時間外の18：00等に開催をする形にしても問題はありません。

お別れの会プロデュース会社に相談しサポートを依頼する

会社総務部や発起人の方は、これらの概要の意志決定や参列者の招待などのコミュニケーション、調整の役割がメインで、具体的な準備や必要な予算の見積り、お別れの会運営は、お別れの会プロデュース会社が担います。
大まかなお別れの会の希望や概要がまとまれば、その後の当日までの準備はお別れの会プロデューサーがサポートしながら進めていきます。
また、大枠が決まらない段階でも、どう進めていくべきか、などのアドバイスなども可能なので、どのタイミングでも相談していただいても構いません。

社員の方が亡くなってしまうことは、立場に係わらず、会社に大きな影響を与えます。
故人を偲ぶ時間、感謝を伝える時間を作り、社員全員が少しでも前向きになれるようにしていきましょう。