お別れの会の案内状が届いたらやるべきこととは？ 返信の仕方や準備などについて解説

お別れの会の案内状はすぐに返信しましょう

お別れの会の案内状が届いたときに、何をすればよいかを前もって知っていれば、日程に余裕がないケースでも慌てずに対応できるでしょう。まずやるべきことは、出欠の返信です。お別れの会によっては参列が自由となっており、案内状への返信が不要というケースもあります。しかし、会場の規模や準備、予算の関係などで参列予定の人数を事前に把握しておきたいお別れの会では出欠の返信が重要です。また、返信すればよいというものではなく、返信の仕方も問われます。返信は礼儀的にも実務的にもできる限り速やかに行うべきものです。案内状に希望する返信期日が記載されていたとしても、ギリギリに差し出した場合は間に合わないかもしれません。

返信の書き方と注意点

返信スピードとともにお別れの会の案内状に対する返信の仕方で重要になるのが、記述内容です。案内状には返信用のはがきが同封されており、既に必要事項が印刷されていることでしょう。参列する場合は「ご出席」を丸で囲みますが、このとき、「ご」を二重線で消すことを忘れてはいけません。「ご欠席」も二重線で消しておきます。参列しない場合は逆にします。また、単に欠席を丸で囲むだけでは配慮不足ともいえるため、余白部分に参列できず申し訳ない気持ちを一文でも書き足すとよいでしょう。

次に、こちらの住所と氏名、電話番号を記載しますが、そのまま書いただけではいけません。一般的なケースでは、印刷されている文字が「ご住所」や「ご芳名」「お電話」などとなっているため、差し出す側が記入する項目名としては不適切です。「ご」を二重線で消して「住所」に、氏名は「ご芳名」全部または「ご芳」を二重線で消し、電話番号は「お」を消して記入します。

お別れの会によっては、往復はがきの往信側が案内状となっているケースもありますが、その場合は返信側を切り離す際に、破損しないように注意が必要です。

スケジュールが合わない場合は代理を立てることもできる

案内状への返信をする際に注意すべきは返信の仕方だけではありません。欠席で返信する場合はともかく、出席で返信する場合は慎重な判断が求められます。急な体調の悪化などの事情がある場合は別にして、当日になって出席できないなどという事態は避けたいものです。案内状に記載されている日時、場所などの必要事項をしっかりと確認し、スケジュールを含めて自分が置かれている状況的に大丈夫かどうかを見極めておく必要があります。

案内状が自分個人に対するものであれば自分の都合だけで判断できますが、会社に宛てたものである場合には注意が必要です。封筒に書いてある宛先が担当者としての自分の名前になっている場合、自分で参列すべきか、上司が参列すべきかで迷うことがあるかもしれません。それも含めて、亡くなられた方の役職や自社との関係性を踏まえた人選が必要です。取引関係にある場合の通例としては、亡くなられた方の役職と同じかそれよりも上の役職者、あるいは代表者が参列します。誰が参列するのか決まったら、スケジュールを確認しなくてはなりません。

どうしても適任者の調整がつかない場合は、代理を立てるなどの解決策を速やかに考える必要があります。また、返信後に都合が悪くなって代理を立てる場合は、速やかに連絡することが重要です。お別れの会の案内状が届いたときに何をすればよいかを考えるうえで、出席者の人選がもっとも慎重さを求められる重要な作業だといえるでしょう。

参加する前にやっておきたい準備とは？

最後に、お別れの会の当日までにどんな準備が必要かを紹介します。案内状に服装についての記載がある場合は、それに沿った服や靴、また仏教の形式の場合は数珠があるかなど確認します。なければ購入したり借りたりする手配が必要です。

仮に平服でお越しくださいといった記載があったとしても、普段着のカジュアルな服装は、その旨の指定などがある場合を除いて一般的には場違いです。記載がない場合や判断しかねる場合は会場の特性を考慮したり、主催者や関係者に問い合わせたりして用意しなければならないでしょう。さらに、不案内な土地や、行ったことがない会場でお別れの会が開催される場合は、遅刻しないように経路や所要時間も調べておく必要があります。