お別れの会に代理出席を依頼された場合、心がけることについて

お別れの会の代理出席する場合の方法・注意点

葬儀や告別式とは別に、故人を偲ぶセレモニーとして行われる「お別れの会」。葬儀と同様にお別れの会でも、本人の出席が難しい場合に代理人を立てることが可能です。お別れの会の代理を依頼されたら、まず案内が来た本人と直接打ち合わせをしましょう。本人との打ち合わせで、故人の役職・人柄などを事前にうかがいます。また案内状・本人の名刺（複数枚）・香典などを本人から受け取り、遺族への言伝がある場合には聞いてメモを取るようにしましょう。

お別れの会が開催されるまで、案内状にはよく目を通しておきましょう。お別れの会がセレモニー形式かパーティ形式かを確認し、会場の場所をチェックします。またお別れの会で着用する服装の用意をします。「平服でお越しください」と記載されている場合には平服を、それ以外では喪服を用意しましょう。平服と言っても、黒やダークグレーなどを基調とする暗めな服を用意するのがマナーです。男性はブラックスーツに地味な色のネクタイ、女性は黒のワンピースにアンサンブルなどが基本とされています。小物も派手なものや光り物を選ばず、場の雰囲気に合わせたものを選びましょう。

香典・香典袋については、お別れの会に招待された本人が用意するのが基本です。何らかの事情で本人が用意できない場合は、代理人が用意します。水引きが黒白か銀色の香典袋を用意し、薄墨で表書きを書きます。お別れの会が仏式で行われる場合「御香典」・「御香料」、神式の場合「御神前」・「御玉串料」、キリスト教式の場合「御ミサ料」・「御花料」、無宗教の場合「御霊前」と記載しましょう。名前は代理人の名前でなく本人の名前を記載します。そして左下に小さく「代」の字を加えます。本人が配偶者の場合、「代」の替わりに「内」の字を左下に記載してください。

代理出席する際の受付の方法について

お別れの会の当日は、なるべく開場時間よりも早く会場に到達するように心がけましょう。会場の受付では、本人が事情により参列できないことをお詫びし、自分が代理人として来た旨を説明しましょう。お別れの会の受付では、案内状と名刺の提出が求められることが多いです。まず本人から預かった案内状を提出します。次に本人の名刺と代理人である自分の名刺を提出します。本人の名刺には右上に「弔」の字を記載してください。自分の名刺には右上に「代」の字を記載します。そして袱紗から香典を取り出し、受付に渡します。香典返しがある場合にはお礼を伝えて受け取ってください。後日香典返しを本人に渡すので、丁重に取り扱ってください。また芳名帳の記帳も求められることもあるでしょう。その場合には、芳名帳にまず本人の名前・住所を記帳し、次に「代」（本人が配偶者の場合は「内」）の字を添えて自分の名前・住所を記帳します。

喪主や遺族に挨拶をしたい場合には、その旨を受付に伝えます。挨拶する機会は開場後からお別れの会が開始するまでの短い期間です。したがってできる限り早めに会場入りしましょう。挨拶する時は喪主・遺族に自分が代理人であることを告げ、本人から預かった言伝を丁寧に伝えましょう。喪主・遺族が当日の対応に忙しく、万が一挨拶がかなわない場合には、後日改めて挨拶をしたいことを受付に伝えてください。

お別れの会での振る舞いは、会の形式により異なります。お別れの会がセレモニー形式であれば、宗教形式にならって献花・焼香をして、故人を偲んでください。パーティー形式では食事が用意されたり、故人のメモリアルコーナーが用意されたりします。後日、本人に報告するためにも色々と見て回ってください。食事も抵抗がなければなるべく口をつけるようにしましょう。また他の出席者から声をかけられることがあります。お別れの会で名刺交換はあまりふさわしくありませんが、仮に渡された場合には自分が代理人であることを告げ、自分の名刺を渡してください。当日の振る舞いは本人の代理人であるということを常に意識するように心がけてください。

代理出席して帰った後は、本人にどう伝えるか

お別れの会が無事に終了したら、後日、本人に報告に行きます。まず受け取った香典返しを本人に渡しましょう。本人が代理人に受け取ってほしいと伝えても、一度は辞退してください。また本人に対して、喪主・遺族へ挨拶をしたこと、お別れの会の会場の様子、他の出席者などについてつぶさに説明してください。他の出席者から名刺を受け取っていた場合には、本人にその名刺を渡しましょう。