【お別れの会の案内状】オンライン？紙どちらがよい？お別れの会の案内状に解説します。それぞれのメリット・デメリット、案内状の作り方など

お別れの会を開催するにあたって、主催者がまず考えなくてはならないのは、参加者への告知・案内方法です。
身内の出席が中心となる葬儀と違い、お別れの会は、故人と繋がりのあった多くの関係者を招待することになります。
案内方法は色々ありますが、今回ご紹介するのは、①一般的な紙の案内状および、お別れの会の案内・出欠をオンライン上で完結する②ＷＥＢ案内状です。

お別れの会の招待状とは？必要な要素について

葬儀では、参列する方に対して、「訃報」で案内しますが、お別れの会では、「案内状（通知状／招待状）」を参加者に送ります。
以前は、ほとんどが紙の招待状を郵送して、出欠確認をしていましたが、今は多くのお別れの会ではオンライン上で完結するＷＥＢ案内状が採用されています。
お別れの会において、紙・ＷＥＢ問わず、以下の要素が案内状に含まれています。

・お別れの会のタイトル
・故人の名前、享年
・開催日時・場所
・服装の規定
・供花／香典の有無

この内容を記載したうえで、お別れの会の出欠確認をするのが、案内状です。

紙の案内状の場合、出欠確認のための返信葉書が基本的にはセットになっています。
ＷＥＢの場合も出欠フォームを入れることができますが、自由参加の場合は、上記項目の案内のみでも構いません。

案内状のサンプルを見る

紙とＷＥＢどちらを選べばよいか？案内状の特徴、メリットとデメリット

紙の場合、すべて郵送をすることになるので、ＷＥＢと比較するとコストが高くなります。案内状制作費や印刷費を含めると、1人あたり500円～700円くらい必要となります。
案内状を郵送することは、儀礼的な意味合いも含まれますので、社葬など、フォーマルなお別れの会で採用されることが多いです。
WEBの場合は、紙と比較するとご友人や社内関係者などカジュアルなお別れの会で選ばれるケースが多いです。コストは利用するアプリケーションにより異なりますが、1人あたり200円以下、もしくは無料で案内可能であり、紙と比較するとかなり割安になることがほとんどです。
また、紙の案内状は、招待する方のみに届けることになりますが、ＷＥＢの案内状は、不特定多数の人に見てもらい、拡散することも可能です。
確実に呼びたい特定の方がいる、呼びたい方、呼びたくない方がはっきりしていて多くの人には触れてほしくない場合は、紙が適しており、参加不参加問わず、多くの人に知ってもらいたい場合は、ＷＥＢのほうが適しています。
このようにお別れの会の性質や主催者の希望によって適するタイプが異なりますので、すべてがオンラインが適している、というわけではありません。
ただ、要望が合えば、ＷＥＢ案内状は、とても便利なものなので、使ってみることをお勧めします。

紙の案内状の作成方法

紙の案内状を選択する場合、お別れの会プロデュース会社や葬儀社・ホテル等が運営を行う、フォーマルなお別れの会を開催することがほとんどかと思います。
自分で作ることは不可能ではありませんが、非常に手間がかかるため、お別れの会の運営を行う会社に制作は任せましょう。
ただし、どんな内容を告知するのか、ということは主催者側が決定していく必要があります。
会の目的や伝えたい雰囲気（きっちりフォーマルにやりたい、カジュアルに気軽に参加してほしい、など）によって、文面あるいはデザインなども変わってきます。
告知内容を固めておくと同時にどんなお別れの会にしたいのか、参列者に伝えたいこと、などをプロデュース会社の担当者と共有していきましょう。

ＷＥＢ案内状の作成方法①：オンライン上の招待状サービスを利用する方法

現在、オンライン上では、さまざまなＷＥＢ招待状サービスが利用可能になっています。
お別れの会のプロデュース会社に頼むことなく、このＷＥＢ招待状サービスを使って参列者に告知・出欠確認をすることが可能です。
アプリケーションによって使い勝手や料金プランは様々ですが、問題点としては、主に結婚式の二次会やパーティなどのイベントなどの催し物を想定しているため、デザインがかなり華やかで、お別れの会向けでしっくりくるデザインは少ないということがデメリットにあげられます。
また、作りこんであるアプリケーションであるため、自由度が低く、思ったようにカスタマイズできない場合もあります。
無料で使えるサービスもありますが、デザインを変更すると有料になる、などの条件もあるため、満足いくサービスがなければ自作を検討しましょう。

ＷＥＢ案内状の作成方法②：WEB上の無料ツールを使い、自作する方法

有志で行うお別れの会など、かけることができるお金が限られている場合、自作も検討してみましょう。
基本的なPCスキルがあれば誰でも作ることが可能です。使うソフトウェアも、Microsoft Word、PDF、Googleのフォームなど、基本的なもののみで制作可能です。
具体的な作り方を別の記事「ＷＥＢ案内状の作り方の解説。すべて無料で作る方法」を参照してください。
無料であること以外に、文面やレイアウトなどは、自由に作れること、故人の画像を参加者から募集するなど様々な工夫ができる、というメリットがあります。

案内状を作るうえでの注意点・まとめ

どの案内状のスタイルを選ぶにしても、文面の作成・構成から、参加者の出欠管理、供花や香典の確認な主催者・幹事がやらなくてはならないことは結構たくさんあります。
人数が多くなることが想定される場合、無理にすべてを自分自身で抱えることなく、お別れの会のプロデュース会社のサポートを受けながら準備の負担を減らしていくことも考えていきましょう。
お別れの会の運営事業を行っている「日比谷花壇のお別れの会サービス」ではこれらの案内やサポートを担当者が行っているため、お別れの会をご検討の方はぜひこちらのサービスも合わせてご覧ください。

「日比谷花壇のお別れの会サービス」の案内はこちら