【お別れの会のWEB案内状】ＷＥＢ案内状の作り方をすべて無料で作る方法

この記事では、お別れの会のWEB案内状を無料で作る方法を解説します。

WEB案内状は、オンライン上で様々な会社の招待状アプリケーション利用することが可能ですが、多くのオンライン招待状アプリケーションは、結婚式やパーティ用などの用途で使われており、お別れの会用としては適切なデザインが見つからなかったり、デザイン変更にお金がかかったりなどの問題があります。以下のやり方で、お金をかけず自作することが可能ですので、ぜひ参考にしてみてください。

お別れの会のWEB案内状とは？

お別れの会の参列者へ向けた案内には、お別れの会の内容をお伝えする「案内状」と出欠の確認をするための「出欠フォーム」の２つの要素があります。

案内状

案内状は、お別れの会に関する挨拶と日時・場所、注意事項が入ります。

出欠フォーム

出欠フォームは、名前や人数などの必要事項、および参加・不参加の記載をし、招待された方が返信をします。

お別れの会のWEB案内状を自作する方法

まずは、こちらのサンプルをご確認ください。

完成した案内状（サンプル）

URLから案内状が閲覧できるまでを解説していきます。

案内状の文面を作る

案内状の文面は、文書作成のツールであれば何でもOKですが、テキストのみであれば、Microsoft Wordで作るのが最も簡単かと思います。
背景や画像を追加し、凝ったものにしたい場合は、Microsoft PowerPointを使うのものよいかと思います。
デザインの経験がある方はillustratorでより綺麗な案内状を作ってもいいかもしれません。

文面の内容は、お別れの会の種類によって異なりますが、共通して、

・お別れの会のタイトル
・故人の名前、享年
・開催日時・場所
・服装の規定
・供花／香典の有無

は、入れておく必要があります。サンプルを参考にしてみてください。
制作したら、ファイルの保存、もしくは印刷で、拡張子「PDF」を選び、PDFファイルを生成します。

Wordを使った場合、メニューの「名前をつけて保存」で「ファイルの種類」でPDFを指定することができます。

PDF化したドキュメントを表示するURLを生成する

生成したPDFファイルをメールに添付して案内することも可能ですが、その場合、メール以外の共有方法がなく、LINEなどのSNSでの共有が面倒になります。
このPDFを閲覧できるURLを生成することで、連絡手段・デバイスでも簡単にアクセスできるようになります。

URLの生成方法

①Googleドライブを開く
https://drive.google.com/
もしくは、Googleアプリから「ドライブ」を選択

Googleのアプリ画面から「ドライブ」を選択。Googleドライブで簡単に文書にURLを紐づけることが可能です。

②該当のPDFをアップロードする
Googleドライブの「新規」をクリックし、「ファイルのアップロード」を選択
ファイルがどGoogleドライブ内にアップロードされたことを確認する

Googleドライブ「新規」から「ファイルのアップロード」を選択し、作成したファイルをアップロードします。

③URLを生成する
該当のファイルの右上ボタンを右クリックし、「共有」を選択する。
内容を確認したうえで、「リンクをコピー」をクリックする。
メモ帳等に「貼りつけ」を行うと生成されたURLを確認できます。

※Googleドライブの共有方法で、限定されたユーザーのみが確認できるようにアクセス制限を行う方法、リンクを知っている人全員が内容を確認できる方法の2種類があります。アクセス制限を行う場合、確実に自分が認知しているユーザー以外からのアクセスを防ぐことは可能ですが、まずアクセスできるユーザーグループを作る必要があり、作業や確認の手間は増えます。どうしても呼ぶ人以外は知られたくない、ということでなければ「リンクを知っている人全員」にしておいたほうが手間は省けます。

Googleフォームで出欠フォームを生成する

まずは出欠フォームのサンプルをご確認ください。

出欠フォームのサンプル

これの作り方を下記で解説しています。

①Googleフォームを開く
https://docs.google.com/forms/
もしくは、Googleアプリから「フォーム」を選択

②右下の「＋」ボタンで新規のフォームを開く。

左上の「空白のフォーム」で新しくフォームを作ることができます。テンプレートの「イベント出欠」や「パーティー招待状」を選んで内容をカスタマイズすることも可能です。

③フォームに必要事項を記載する
タイトル：お別れの会の名称
説明：お別れの会に関する案内および、回答フォーム記載のお願い
回答フォーム：
・質問はお別れの会の出欠の確認
・「ラジオボタン」を選択
・選択肢1とかかれた場所には「参加」、その下には「不参加」を記入
コメントが欲しい場合は、ツールバーの「＋」を押すと新しい項目が追加されるので、そこに形式を「段落」として自由回答欄を作ってください。

思い出の写真を参列者からアップしてもらう方法

お別れの会当日に、パネルやスライドショーで使う画像を参加者から送ってもらうように案内することもできます。
主催者や遺族も持っていない画像がたくさん集まったりすることもありますので、こちらもぜひ参考にしてください。

Googleフォームからアップしてもらう方法

先ほどの出欠フォームの追加項目で「ファイルのアップロード」を選択すると、回答フォーム上にアップロード機能が追加されます。
ただし、この方法では、かならずアップをする人はGoogleのアカウントでログインする必要があり、制約があります。大勢の方に案内する際は不向きです。

DropBoxで画像をアップしてもらう方法

オンラインのファイル共有サービス「DropBox」の機能を使うと、制限がほとんどなくファイルのアップロードが可能です。
・DropBoxの機能の「ファイルをリクエスト」を選択し、「新しいリクエスト」を作成します。
・タイトルと説明を追加し、「作成」を押すと、URLが生成されます。
・URLをクリックすると、ファイルのアップロード画面が表示され、そこに誰でも好きな画像を入れることができるようになります。

DropBoxは便利ですが、管理者用のアカウントを作成する必要があり、無料プランだと容量などに制限がかかる可能性もあります。

まとめ

基本的なＰＣスキルがあれば、上記のようなやり方で、お別れの会の案内状を無料で作ることは可能です。
しかし、どのような文面がお別れの会において適切なのか、失礼に当たらないか？などの内容に関する疑問点や、参加者の確認作業やリスト作成など、お別れの会運営に不安な部分もあるかと思います。
お別れの会のプロデュースサービス「日比谷花壇のお別れの会」では、そういった疑問点への回答や、実際のお別れの会の運営サポートなどをお手伝いしています。
困ったときはぜひプロに相談してみてください。

また別の記事では、紙・オンラインそれぞれのお別れの会の案内状の解説していますので、あわせて参考にしてみてください。
【お別れの会の案内状】オンライン？紙どちらがよい？お別れの会の案内状に解説します。それぞれのメリット・デメリット、案内状の作り方など