お別れの会を開催したい人のための開催方法と当日までの流れ
目次
お別れの会を主催者や実行委員として開催するために必要なことは？
会社の次期代表もしくは総務担当でお別れの会の開催を任せれた、友人のお別れの会を有志で開催したい、などの理由でお別れの会を主催する役割の方向けの記事です。どのような準備をして進めていけばよいのか、などについて解説していきます。
お別れの会を何の目的で行うのかを整理する
お別れの会とは、大切な人が亡くなった後、葬儀や通夜の他に故人を偲ぶことを目的に開催されるセレモニーの事です。かねてより著名人など広く名の知れた人が亡くなった際に開催される事が多かったのですが、最近では葬儀自体が家族葬のように小規模で執り行われるケースが増えてきており、親しい友人や会社関係の知人との別れの場として葬儀とは別にお別れの会を行うことが多くなってきました。また、急な訃報で通夜や葬儀に参加できなかった人のために日をあらためてお別れの会を開催するというケースもあるようです。
お別れの会は、葬儀と比べると主催側が形式や流れを決めることが出来るなど自由度が高く、これまでの宗教的な儀式とは違い生前の故人や遺族の意志を反映させることができるというメリットがあります。そのため遺族から故人の友人知人へ感謝の気持ちを伝える場として、また生前付き合いのあった人たちを招いて思い出話を語らう場としてなど、葬儀とは違った新しい別れの場として注目を集めています。
日時・人数・場所をおさえる
お別れの会を開催するにあたって、まずは日程と参加人数を把握しておく必要があります。お別れの会の開催時期に関しては特別な決まりはありませんが、一般的に葬儀から1~2ヶ月の間に開催されることが多いです。また参加人数によって会場の規模が決まるため、事前にどのくらいの人が集まる予定なのかを調べておくとよいでしょう。
お別れの会を開催する際には葬儀会社に依頼するのが一般的です。日程や参加人数がある程度決まったら、お別れの会の開催をサポートしてくれる葬儀会社を探し、依頼するのがよいでしょう。お別れの会の規模や具体的な費用なども葬儀会社と相談しながら決めていくことで、会の開催に不慣れな方でも十分に準備を進めることができます。
また主催側がセレモニーホールや、ホテル、宴会場などの場所を用意してお別れの会を開催するケースもあります。すでにお別れの会などのセレモニーを開催したことがあり、準備から当日までの流れをスムーズに執り行うノウハウがある場合には、必ずしも葬儀会社を介する必要はありません。費用に関しても式次第ではありますが、葬儀会社を利用するよりも安く抑えられるケースが多いようです。
しかしホテルや宴会場によっては、読経や遺骨の持ち込みが禁止されているなど、お別れの会の開催に適していない場所もある為、当日のトラブルを防ぐためにもあらかじめ会場側とよく相談した上で開催場所を選ぶ必要があるでしょう。
形式を決める
お別れの会には主に2つの形式があります。1つは会費制のパーティー形式です。弔礼や献花の他に参列者同士が食事を楽しみながら故人を偲ぶスタイルでカジュアルさもあり参加しやすく、また会費制のため主催側への金銭的負担も少なく開催当日の参加人数の変動へも臨機応変に対応できるため人気があります。
もう1つはセレモニー形式です。セレモニー形式は一般的な告別式に近く、会場正面に生花祭壇を用意し、故人の経歴を紹介したり、参列者1人1人が献花を行ったり、代表者が弔辞を読み上げるなどして故人を偲びます。こちらはパーティー形式と比べてフォーマルな印象で、仕事の関係者が多く集まる場合や企業規模で行われる社葬などで用いられることが多いです。
また2つの形式を合わせ、セレモニーを開催した後に会場を移して会食を行うスタイルなどもあり、主催側や生前の故人の希望に合わせた様々なスタイルを選ぶことができます。
呼ぶ人を決め、案内状を送る
お別れの会の日程や会場が決まったら招待者の方々に招待状を送付します。ここで最終的な参加人数を把握することができるため、会場の規模や当日に必要となる花や食事の発注を決定することができます。お別れの会当日は参列者がスムーズに、ストレスなく参加できるよう主催側は十分に注意を払ってサポートに徹しましょう。
お別れの会の具体的内容、進行を決める
お別れの会は近年開催されることが増えてきましたが、まだ列席したことがないという人が多いのも事実です。そのため葬儀となにが違うのか、参加するためになにが必要なのかなど、参列者側が混乱してしまうことも少なくないようです。そのためお別れの会をスムーズに開催するためにも、参列者にはお別れの会に関して十分な説明を行う必要があります。招待状にどのような形式で行われるのか、服装はどうすればよいのか、会費や香典が必要なのか、当日はどのような流れで会が進行していくのかなど、しっかりと明記することで参列者は安心して会に列席することができるでしょう。
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