主催者としての配慮が大切！お別れの会を開催する際の注意点

お別れの会を開催する上での注意点を知ろう

お別れの会とは葬儀とは別に、亡くなった方の知人や友人などを招待して行われる形式にとらわれない式です。葬儀の後に行われるものとして偲ぶ会がありますが、この2つには違いがあるので注意しましょう。注意点の一つは日程です。いつ行うか、どちらとも厳密な決まりはありませんが、お別れの会は四十九日の法要が行われる前に開催するのが一般的です。一方、偲ぶ会は四十九日法要が終わった後開催されることが多いものです。一周忌や三周忌などと合わせて行われる場合はお別れの会とは言わず、偲ぶ会と呼ぶのが一般的です。また、偲ぶ会は亡くなった方の知人や友人などが主催することがほとんどですが、お別れの会は知人、友人だけでなく親族が主催することも少なくありません。

目的に沿ったスタイルや場所選びをする

お別れの会は比較的自由な形式で行われることが多く、主催者は企画を考え準備を進めていく必要があります。企画段階から段取り、予算など綿密な計画を練らなければならないことも注意点の一つです。気を付ける点の一つは、早めに会場を決めて予約をしておかなければならないことです。お別れの会の会場として考えられるのは、レストランやホテル、セレモニーホールや葬儀場などいろいろです。内容によっては、勤務先や自宅、故人がよく通っていたお店など、故人のゆかりの場所で開催するのも選択肢の一つです。会場選びにおいて気を付ける点は、会場によって決まりを守らなければならないことです。

ホテルやレストランは会食パーティーのように優雅な雰囲気で、ゆったりと故人を偲ぶことができるのがメリットです。立地がよくクロークなどもあり、参列者にとっても便利なサービスが充実しています。特に広い会場を使うことができ、サービスが充実しているホテルを選んでお別れの会を開催するケースが増えています。しかし、中には遺骨の持ち込みができない、読経や焼香ができないなど制限もあるので事前の確認が必要です。葬儀や法事を行うセレモニーホールであれば、宗教的なことも制限されることはありません。ホテルなどと比べると、費用を抑えることも可能でしょう。ただし、参列者の人数や駐車スペースが制限されることがあるので注意しましょう。

会場選びはどのようなお別れの会にしたいか、によって異なります。注意点の一つが規模です。故人の知人や友人がどれくらいの数になるのか、親族も含めおおよその人数を把握しておく必要があります。大人数になる場合、レストランや葬儀場などではゆったりと故人とのお別れができない、ということもあるので注意しましょう。また、どのような形式で開催するのかを企画しなければなりません。通常の葬儀や告別式のように行うのか、立食パーティーのようにするか、またはその両方を合わせた形にするのか、主催者同士よく話し合い、故人に合わせた形で行いましょう。

演出や会葬者のおもてなしについて考える

参列者が故人を偲びやすい雰囲気づくりも大切です。故人に関わるもの、思い出の品などを展示したり、故人の映像を流したり、音楽をかけたりするなど、演出にこだわりましょう。ただし、参列者によってはしみじみとお別れをしたい、と考える人もいるので、あまり華やかでにぎやかになりすぎない、お別れの会として適した雰囲気になる会にすることも必要です。会場や内容だけでなく、費用のことも考えなければなりません。

お別れの会の費用は主催者が負担するケースも少なくありません。どのくらいの費用をかけられるのかによっても、会の内容が異なるでしょう。主な費用内訳は、会場費、飲食代、返礼品、演出やサービス費、案内状費用、といったところです。また、知人や友人が主催する場合は、会費制で行うこともあります。一般的には葬儀のお香典と同額程度が相場です。会費制の場合は参列者の負担が大きくなりすぎないよう、配慮すると同時に、主催者の負担も考慮して企画を立てましょう。

招待をする人にはメールだけでなく、案内状を送りましょう。スマートフォンや携帯電話を持っていない方もいます。案内状には、開催日時、開催場所、出欠の可否、連絡先、会費制の場合は会費の有無、香典の有無などのほか、注意事項も付け加えておきます。注意事項には、服装に関する注意点などを書いておきましょう。お別れの会は服装に悩む方も少なくありません。会場によって黒ネクタイは禁止、という場合もあります。服装に関する指定や注意事項も忘れずに記載しておきましょう。返信ははがきのほか、メールでの返信もできるようにしておくと親切です。正式な文章としては、句読点を使わないのが通例です。また、返信用の切手は弔事用の切手を貼るなどの配慮も忘れないようにしましょう。